À propos

FAQ

Vous avez des questions sur la gestion de votre copropriété ou sur nos services ? Retrouvez ici les réponses aux questions les plus fréquemment posées par les copropriétaires.

• Je fais face à une urgence technique liée aux parties communes de mon immeuble (fuite d'eau, débordements, volet de garage bloqué, ...) que faire?

  Je contacte l’assistante de ma copropriété (via le menu RECHERCHER UNE COPROPRIETE en haut à droite de cette page, j’ai accès à son numéro de ligne directe).

  En dehors des heures d’ouverture du bureau, ADK met à ma disposition un service de garde au 04/349.49.10.

  Le service de garde dispose d’une procédure précise à suivre en cas d’urgence ainsi que du listing des fournisseurs de ma copropriété.

• FUITE D'EAU - Que faire?

  Objectif

  Identifier rapidement l’origine d’une fuite afin d’intervenir efficacement et de limiter les dégâts.

  1. Identifier le type de réseau concerné

  a) Décharges (évacuation des eaux usées ou pluviales)
  – La fuite est souvent ponctuelle, liée à la pluie ou à l’usage (machine à laver, douche ou bain, chasse d’eau, lave-vaisselle…).
  – Vérifier la météo et/ou l’utilisation récente de l’installation.
  – Si nécessaire, contacter la personne concernée et faire cesser l’écoulement dès que possible.

  b) Alimentations (eau sanitaire)
  Une fuite sur alimentation est continue tant que le compteur reste ouvert.
  – Fermer la vanne du compteur concerné (commun ou privatif).
  – Vérifier également les décompteurs individuels (gaine technique, salle de bain, cuisine…).
  – Avertir l’occupant en cas d’impact sur son logement.

  c) Chauffage
  Une baisse de pression ou des remplissages automatiques fréquents indiquent une fuite.
  – Fermer, si possible, la vanne d’isolement du circuit concerné.
  – Localiser la zone suspecte (radiateur, chape, gaine technique) pour orienter le professionnel.

  2. Intervenir rapidement

  – Fermer les arrivées d’eau identifiées.
  – Contenir l’écoulement (bassin, serpillière, seau…).
  – Prévenir immédiatement le syndic si l’origine de la fuite se situe dans une partie commune (toiture, alimentation principale, décharge principale, conduite principale de chauffage…), ou, son voisin si l’origine de la fuite est une partie privative (élément se situant dans la superficie de l’appartement et/ou étant à l’usage exclusif d’un appartement).

  3. Rester attentif

  Le tarissement n’est pas toujours immédiat après une coupure d’eau ou la fin d’un épisode pluvieux.
  – Surveiller l’évolution dans les heures qui suivent.
  – Protéger les biens et limiter la propagation des dégâts.

  Résumé

  Identifier → Fermer → Prévenir → Surveiller.
  Une réaction rapide et structurée permet d’éviter des dégâts importants.

• Comment sont sélectionnés les fournisseurs et prestataires intervenant dans la copropriété ?

  C’est à l’assemblée générale que revient la décision du choix de ses fournisseurs.

  Tout intervenant peut être proposé à l’assemblée.

  En cas de besoin, ADK peut conseiller les copropriétaires et les renseigner.

• Comment puis-je me procurer les moyens d'accès à la résidence ?

  Je suis propriétaire ou titulaire d’un droit réel sur le bien
  Je m’assure que les moyens d’accès souhaités soient disponibles en stock chez ADK en contactant l’accueil au 04/220.79.96. Je peux ensuite me présenter à l’accueil pour retirer ceux-ci à ma meilleure convenance durant les heures d’ouverture.

  Je ne suis ni propriétaire, ni titulaire d’un droit réel sur le bien(exemple: locataire, ami, tiers,…)
  Je m’adresse au propriétaire du bien qui se chargera d’obtenir les moyens d’accès voulus selon la procédure décrite ci avant.
  Moyennant autorisation écrite de sa part, je peux retirer le moyen d’accès auprès d’ADK.

• Quels sont les horaires d’ouverture et les moyens de contact en cas d’urgence ?

  L’accueil des bureaux ADK est accessible du lundi au jeudi de 9h à 18h* et le vendredi de 9h à 12h30.
  *Horaire réduit à 17h durant les mois de juillet et août.

  L’ensemble des lignes téléphoniques sont accessibles du lundi au vendredi de 9h à 12h30.

• Comment accède-t-on aux documents de gestion de la copropriété (acte de base, règlement d'ordre intérieur, PV d'assemblées générales, ...) ?

  Via le menu en haut à droite de cette page CONNEXION A MON ESPACE PERSONNEL j’ai accès aux documents de mon immeuble ainsi qu’à mes documents comptables personnels (pour autant que je sois préalablement inscrit(e)).

  Pas encore inscrit(e)?
  J’adresse ma demande à l’assistante de ma copropriété, je trouve son adresse mail directe via le menu RECHERCHER UNE COPROPRIETE en haut à droite de cette page.

• Quelle est la composition de l’équipe en charge de ma copropriété chez ADK et quel est le rôle de chacun ?

  L’assistante est le point de contact privilégié.
  Elle est le premier relai entre les copropriétaires, les fournisseur et le gestionnaire d’une copropriété.

  Elle assure le suivi de la correspondance courante, les dépannages urgents, tient à jour le répertoire de ma copropriété (adresses, moyens de contact, …), commande les plaquettes nominatives présente sur les boîtes aux lettres et parlophones, rédige les avis, les canevas de convocation et de PV d’assemblées générales, …

  De manière générale, elle assiste le gestionnaire sur les tâches courantes afin qu’il puisse se concentrer sur les décisions stratégiques et la relation de terrain.

  Le comptable traite les factures fournisseurs et en assure le paiement, édite et envoie les appels de fonds, assure le suivi des paiements clients, des procédures de rappel et contentieux, prépare la clôture annuelle des comptes qu’il envoie au gestionnaire puis au commissaire aux comptes – qu’il reçoit en nos locaux en cas de besoin-, assure le suivi auprès des tiers répartiteurs, édite et envoie la clôture des comptes et répond aux correspondances concernant la comptabilité.

  De manière générale, il est le support stratégique financier du gestionnaire.

  Le gestionnaire est au cœur de notre métier. Il est le chef d’orchestre, celui qui pilote, coordonne et prend les décisions stratégiques en étroite collaboration avec son équipe mais aussi avec les conseils de copropriété avec lesquels il entretient des contacts continus.

  Au quotidien, il exécute les décision de l’assemblée générale, représente la copropriété auprès des tiers, il programme et suit les entretiens et contrôles obligatoires, supervise les interventions en cas de panne ou d’urgence, gère les projets de travaux,…

  Il prépare l’ordre du jour des assemblées, les budgets annuels et les propositions de financement des travaux, y présente les dossiers techniques, financiers et juridiques, anime les débats, répond aux questions et s’assure que les décisions sont votées conformément à la loi, en rédige le procès-verbal,…

  Finalement, il explique et vulgarise les principes de la copropriété ainsi que les aspects techniques, juridique et financiers afin chaque participant puisse voter lors de l’assemblée en connaissance de cause.

  Véritable référent polyvalent, il est à la copropriété ce que le médecin généraliste est à l’humain: le point d’ancrage qui dispose d’une vision globale et qui oriente vers les spécialistes en cas de nécessité.

   

• Je rencontre des problème de connexion à mon espace personnel sur le site - que faire?

  Mot de passe oublié?
  Je clique sur le lien MOT DE PASSE OUBLIE , j’encode mon nom d’utilisateur et je clique sur « Valider ».
  Un nouveau mot de passe me sera envoyé par mail.
  Je pense à relever mon courrier indésirable.

  Login / utilisateur oublié?
  Je contacte l’assistante en charge de ma copropriété (via le menu RECHERCHER UNE COPROPRIETE en haut à droite de cette page, j’ai accès à son numéro de ligne directe), elle me renseignera utilement.

  J’ai changé d’adresse mail?
  Je me connecte à mon espace personnel et je modifie mes informations personnelles dans l’onglet « Mes données » en haut à gauche.

• Comment dois-je procéder pour commander des plaquettes ou nominettes individuelles d'identification (parlophone, boîte aux lettres, ...)?

  J’adresse ma demande par mail à l’assistante de ma copropriété en reprenant le nom exact que je souhaite voir figurer sur la plaquette/nominette.

   

  Je peux retrouver l’adresse mail de l’assistante en charge de la gestion de ma copropriété via le menu RECHERCHER UNE COPROPRIETE en haut à droite de cette page.

• Comment dois-je procéder pour effectuer un relevé intermédiaire de chauffage et/ou d'eau?

  Si mon appartement est équipé de calorimètres ou d’intégrateurs et/ou de décompteurs d’eau (je ne reçois pas de facture de la CILE/SWDE en direct), je contacte le tiers répartiteur (AQUATEL, ISTA, TECHEM,…) qui organisera un relevé intermédiaire à la date du changement d’occupant. Lors de l’édition annuelle de la clôture des charges de mon immeuble, je recevrai un décompte intermédiaire.

  Je retrouve les coordonnées du tiers répartiteur ainsi que le code de mon immeuble et de mon appartement sur ma fiche individuelle de chauffage et/ou d’eau de l’année précédente qui fait partie intégrante de mon décompte de charges adressé en annexe de la convocation à l’assemblée générale ordinaire.

   

• Comment dois-je procéder en cas de changement d'occupant?

  Je joins un exemplaire du Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) au bail que je signe avec ce dernier et je m’assure qu’il dispose d’une RC locative.

  J’adresse un mail à l’assistante de ma copropriété en renseignant les éléments suivants:

  • Nom et prénom du/des locataire(s) ainsi qu’un numéro d’appel en cas d’urgence technique et une adresse mail;
  • Nom que je souhaite voir apparaitre sur la plaquette/nominette.

  Le cas échéant, j’organise un relevé des calorimètres/intégrateurs et/ou décompteurs d’eau auprès du tiers répartiteur (cf. FAQ).

  Je peux retrouver l’adresse mail de l’assistante en charge de la gestion de ma copropriété via le menu RECHERCHER UNE COPROPRIETE en haut à droite de cette page.

• J'acquiers ou cède mon bien en copropriété

  Félicitations!

  Le syndic ne pourra légalement tenir compte de cette mutation que sur impulsion du Notaire instrumentant qui a l’obligation de lui transmettre les coordonnées du nouveau propriétaire dans les  30 jours de la passation de l’acte authentique et, le cas échéant, lui renseigner le mandataire d’une indivision éventuelle (conformément à l’article 3.94 §3 du Code Civil).

  Dès réception de cette notification, ADK met à jour le répertoire de la copropriété et adresse un courrier d’accueil accompagné, s’il échet, de la régularisation d’appel de fonds correspondante.

  Le propriétaire sortant recevra un ultime décompte de charges lors de la clôture de l’exercice en cours (environ 2 semaines avant la quinzaine légale de tenue de l’assemblée générale ordinaire).

• Que faire en cas de décès du propriétaire du bien?

  J’informe l’assistante de ma copropriété par mail ou par téléphone en lui renseignant l’adresse postale à laquelle ADK peut adresser, momentanément, la correspondance.

  Lorsque l’acte d’hérédité est dressé, la personne instrumentant (souvent le Notaire), fait parvenir à ADK les informations prévues à l’article 3.94 §3 du Code Civil. Ce n’est qu’à partir de cette étape qu’ADK modifie la base de données de ma copropriété.

  Je note encore qu’un ultime décompte de charges sera adressé à la succession lors de la clôture de l’exercice comptable en cours.